-Don Juan, ya llevamos 3 meses desde que recibimos la administración aquí en Villa Paraíso y nada que tenemos el censo completo de los propietarios y de los residentes como lo indica la ley. ¿Qué vamos a hacer?

-¡Ayyyy! María, se nos ha pasado un montón de tiempo. Yo sé que esa es una de mis funciones, ¡eso debe quedar listo este mes!. Yo creo que la mejor forma es empezar a levantar el censo en la portería. Llámame a Zapata, o a Urrea, o a cualquiera de los vigilantes para explicarles, por favor.

María, la auxiliar de la administración de Villa Paraíso, fue corriendo a llamar a los guardias para que Don Juan les pudiera indicar cuáles datos debían preguntar y registrar a todas las personas que pasaran por la portería.

-Don Juan, ¿nos mandó a llamar?

-Sí, sí, sigan por favor

Contestó Don Juan, el administrador del conjunto, un señor de más o menos 60 años que tenía su saco con parches en los codos y un pantalón color gris oscuro que contrastaba con el blanco inmaculado de las paredes de la administración.

Don Juan continúo diciendo:

Necesito recolectar todos los datos… de todas las personas que viven en este conjunto. Cada vez que alguien entre o salga pregúntenle: Nombre, Apellido, Documento de identidad, Género, Peso, RH y tipo de sangre, Celular, Correo electrónico, Fecha de nacimiento, Grado de escolaridad, Religión que practica, Color preferido, estado civil, nombre de su pareja, nombre del papá, nombre de la mamá, nombre de su mejor amigo, comida favorita, género musical predilecto, qué desayuna y a qué hora, a qué hora se va a dormir, película preferida, transporte que utiliza, …

Y así continúo el administrador dando una lista de entre 50 y 60 datos adicionales para realizar el censo de la copropiedad.

A María le parecía exagerado pedir todos estos datos a los copropietarios, además porque muchos de estos datos que eran de su vida personal, no aportaban al desarrollo de las labores de la administración, del consejo, ni de ninguno de los otros órganos conformados en el conjunto.

En el fondo María pensaba que Don Juan estaba excediendo sus funciones y entrando en asuntos privados de las personas y sus familias. Ella le transmitió su inquietud a Don Juan y le dijo:

-¿Don Juan, será que todos esos datos que pedimos son necesarios? ¿Para qué necesitamos todo eso? ¿Qué vamos a hacer con todos esos datos? ¿Será que la gente si nos da toda esa información? ¿No será que hay datos sensibles que requieren un manejo especial y diferente? ¿Imagínese que toda la información que recolectemos se filtre y alguien la utilice para cosas indebidas?

Don Juan con mucha calma y un tinto en la mano le dijo: Tranquila mi chinita, esos datos los vamos a utilizar solo nosotros, nadie más los va a ver. Además, ¿a quién le interesaría la información de la gente de nuestro conjunto?

Luego de algunos días en los que los vigilantes de Villa Paraíso recolectaron los datos solicitados por el administrador, y de que María fuera pasando todos éstos  a un archivo en su computador, por fin el conjunto tenía el “censo” de los propietarios y residentes. Vale la pena contar que no todo fue tan fácil, muchos se quejaron porque había datos de su vida personal que no querían compartir y que eran cosas privadas e inclusive había información sensible. Pero como siempre, Don Juan los convenció de que era necesario para tener un control en el conjunto y que era por el bienestar de todos.

Una noche María, que acababa de terminar de actualizar la base del censo que habían levantado, tuvo que salir corriendo porque tenía un evento familiar: cumplía 85 años su abuela y ya se le había hecho tarde para ir a comer con sus primos, tíos, papás y abuelos. Para proteger la información que estaba a su cargo, María siempre bloqueaba y apagaba el computador antes de irse del trabajo, pero por el afán pensó: “por una noche no pasa nada, mañana llego temprano y nadie se da cuenta. Además, ¿qué es lo peor que podría pasar?”. Y sin más preámbulo, salió corriendo a encontrarse con sus familiares.

María pasó una buena noche en el cumpleaños de su abuela, y al día siguiente siguió sus labores común y corriente. Precisamente Don Juan ese día le pidió los datos de contacto de las familias con niños menores de 12 años para enviar una convocatoria de la actividad de integración que iba a realizar la administración junto con el comité de convivencia.

Así mismo, Don Juan había hablado con un amigo administrador de otro conjunto y le pidió a María crear un grupo de Whatsapp que tuviera a todos los residentes del conjunto para pasarles de manera ágil información y comunicados, porque según su amigo: “es la mejor manera para mantener contacto con los propietarios, la conversación fluye rapidito y facilito”.

Durante los días siguientes y como en una película de terror, una serie de eventos desagradables empezaron a suceder en Villa Paraíso.

De repente los celulares de los residentes de este conjunto no paraban de sonar por la llegada de mensajes de texto, correos electrónicos, invitaciones a redes sociales, publicidad e innumerables cosas que iban desde rebajas en almacenes que ellos no conocían, hasta invitaciones a páginas de dudosa procedencia. También se sintieron acosados por las innumerables llamadas que recibían para responder encuestas, ofrecer viajes, tarjetas de crédito, candidatos de campañas políticas y hasta anunciarles que eran los “afortunados” ganadores de una parte de la fortuna de un cantante famoso que había muerto.

Nadie sabía qué estaba pasando pero al compartir sus experiencias se dieron cuenta que era algo recurrente entre los residentes del conjunto.

Uno de los propietarios, que había leído recientemente en el periódico sobre una situación similar en otro conjunto, decidió ir a hablar con el administrador para ver qué uso le habían dado a los datos que habían estado recolectando.

-Don Juan, ¿usted qué es lo que está haciendo con los datos? ¿A quién se los vendió? ¿Cómo va usted en ese negocio? ¿Qué porcentaje le dan por pasarle nuestros datos de contacto? ¿Acaso no sabe lo maluco que es estar recibiendo mensajes, llamadas, publicidad, correos y mil vainas más? Menos mal mi hijo no tiene celular, sino le hubiera llegado publicidad para entrar a una página de esas para adultos.

Don Juan no entendía nada de lo que estaba pasando pero se empezó a preocupar por esta situación, le pidió tranquilidad al propietario y se comprometió a realizar una investigación de lo que había pasado para encontrar el problema y así poder corregir eso que había causado tanto traumatismo, generado tantas molestias, dañado la tranquilidad y producido inconvenientes.

Al día siguiente de este altercado, Don Juan recibió en su oficina a Camila.

Camila era la nueva propietaria del apartamento 202 de la torre 4 que había comprado la semana anterior. Ella era abogada especialista en derecho de comercial y de empresas, y justo en la semana en la que se pasó a vivir a su nuevo apartamento, los vigilantes le pidieron todos los datos que estaban solicitando para el censo de la copropiedad.

Camila con el conocimiento y la experiencia que había adquirido por su formación profesional y el lugar donde trabajaba, se dio cuenta de algunas irregularidades que podrían estarse cometiendo en la recolección de datos y sospechaba que había problemas con el manejo y almacenamiento que se le estaba dando a éstos. Durante la reunión con Don Juan le dijo:

-Don Juan, yo supongo que usted y su equipo han actuado de buena fe, sin embargo, dentro de los datos que usted nos está solicitando a los propietarios y residentes hay datos personales privados y sensibles con los que usted debe tener inmenso cuidado.

-Sí, yo sé es que eso es delicado, pero pues dígame qué puedo hacer si la ley me obliga a tener un censo actualizado, es una de mis funciones.

-Claro que sí lo obliga Don Juan, pero no por eso debe recolectar infinidad de datos y no por eso debe almacenarlos y manejarlos como le parezca. Por ejemplo, es importante recordar todo lo que nos dice la ley 1581 de 2012 de Régimen de Datos personales, además del decreto 1377 de 2013 y el decreto 1074 de 2015.

-Sí, algo he oído pero no sé por dónde empezar- contestó cabizbajo Don Juan. –Me gustaría que alguien me ayudara.

-Don Juan, si quiere podemos mirar con el consejo algunos asesores para pedirles orientación y así empezar a establecer una política de tratamiento de datos…- propuso Camila. Y continúo diciendo: entre tanto, desde la administración deberían asegurarse de que los correos que envíen sean en copia oculta, no dejar prendido el computador por las noches, bloquear el computador cada vez que se levanten del puesto, cambiar las claves de manera periódica, tener licencias de software y antivirus. Porque por ejemplo, existe una modalidad de robo cibernético realizada por piratas informáticos que logran ingresar al computador de manera remota y encuentran bases de datos del conjunto con todos los datos públicos, privados y sensibles; y luego las venden a compañías para hacer publicidad, llamadas y demás. Algunas personas podrían estar recolectando o robando la información del conjunto. ¡¿Se imagina en el chicharrón en el que nos podemos meter como copropiedad?!

María y Don Juan se miraron con cara de tristeza y culpa. Cada uno de ellos, sin decir nada, reflexionó sobre todas las veces que habían dejado el computador sin bloquear cuando se levantaban e iban a atender otros asuntos, de las noches en las que dejaban el computador prendido sin ningún tipo de protección para la información que ahí almacenaban, todo el tiempo que habían aplazado la compra de licencias y antivirus que necesitaban los equipos, las veces que enviaron correos electrónicos a todos los copropietarios pero no los enviaron en copia oculta, de todas las bases de los propietarios que le pasaron a la empresa de seguridad y vigilancia, de los datos de la vida privada que preguntaban a los residentes sin que ellos dieran autorización para compartirlos, de los grupos de Whatsapp donde se ven todos los números de contacto y no tomar las medidas de seguridad pertinentes, entre otros. Todas estas cosas que realizaron de manera inocente y sin mala intención, pero eran un claro ejemplo de que se estaban haciendo las cosas de manera indebida.

Camila, sin que ellos emitieran ni una sola palabra, leyó su lenguaje corporal y se dio cuenta de sus caras, que eran una mezcla de preocupación, culpa y arrepentimiento. Pero Camila también sabía que no actuaban de mala fe, por lo que propuso: Bueno, debemos buscar asesoría para que este tema de los datos personales y la ley de Habeas Data no nos vaya a afectar como copropiedad. Después de esto, debemos realizar el registro de nuestra base de datos en la Superintendencia de Industria y Comercio, además de tener un oficial de datos.

También debemos tener una política de tratamiento de datos personales que esté bien documentada, bien implementada y que esté divulgada, y por su puesto un manual procedimental de atención de quejas y reclamos.
Don Juan con motivación y viendo que era la oportunidad precisa para mejorar y evitar tener sanciones dijo: eso es verdad. Eso yo lo había escuchado por ahí en alguna parte. Hagamos un plan de trabajo y busquemos expertos que nos asesoren para empezar a diseñar los procedimientos para recolectar y almacenar información.

Fue así, como después de algunos meses, Villa Paraíso ya no solo tenía un censo con los datos de los copropietarios y residentes, sino que también tenía una política de tratamiento de datos personales bien estructurada y que generaba confianza.
En Villa Paraíso se llegó a tener una política tan bien estructurada que en ella se incluyó el manejo que se les iba a dar a los datos recolectados por los registros biométricos, los registros de las cámaras de vigilancia, los datos de los visitantes, de los contratistas. Inclusive, se hicieron acuerdos de manejo de datos con las empresas de seguridad, vigilancia y aseo.

¿En tu conjunto que tanto están aplicando la ley de Habeas Data?

¡¿Cuéntanos qué estás haciendo?!

Te invitamos a ir a la página de la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co) para encontrar información relacionada con el buen uso de la recolección, almacenamiento y manejo de base de datos.

Fuentes consultadas:
www.sic.gov.co/sobre-la-proteccion-de-datos-personales
www.sic.gov.co/proteccion-de-datos-personales
www.sic.gov.co/10-tips-para-proteger-los-datos-personales-dentro-de-su-organizacion
www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Proteccion_Datos/Estandares-Proteccion-Datos-Personales-espanol.pdf
www.sic.gov.co/sites/default/files/files/Nuestra_Entidad/Publicaciones/Cartilla_formatos_datos_Personales_nov22.pdf

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